§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z usługi rezerwacji cateringu online dostępnej pod adresem https://m15.sopot.pl/rezerwacja-cateringu/, w tym składania zamówień, zawierania umów o świadczenie usług cateringowych, dokonywania płatności oraz obowiązków stron.
2. Usługodawcą i administratorem Serwisu jest:
   ESENTRA sp. z o.o. ul. Aleja Niepodległości 799A, 81-861 Sopot
   KRS: 0000536692  |  NIP: 9581667695  |  REGON: 360373914
   e-mail: kontakt@m15.sopot.pl  |  tel.: +48 733 387 771
3. Regulamin skierowany jest zarówno do Konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego, jak i do Przedsiębiorców (osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek handlowych oraz innych podmiotów).
4. Akceptacja Regulaminu jest warunkiem koniecznym do złożenia zamówienia — Klient potwierdza ją zaznaczeniem odpowiedniego pola w formularzu rezerwacji.
5. Regulamin dostępny jest nieodpłatnie pod adresem https://m15.sopot.pl/regulamin-cateringu/ w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie (m.in. wydruk, zapis do pliku).

§ 2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Usługodawca / Organizator — ESENTRA sp. z o.o. z siedzibą w Sopocie, prowadząca restaurację i usługi cateringowe pod marką M15.
2. Klient — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna składająca zamówienie na usługę cateringową.
3. Serwis — strona internetowa dostępna pod adresem https://m15.sopot.pl/rezerwacja-cateringu/, umożliwiająca konfigurację i rezerwację usług cateringowych.
4. Konfigurator — interaktywny kreator umożliwiający wybór typu wydarzenia (wesele, impreza okolicznościowa, event firmowy), menu, dodatków oraz usług dodatkowych, wraz z dynamicznym przeliczaniem ceny.
5. Zamówienie — oświadczenie woli Klienta, stanowiące ofertę zawarcia umowy o świadczenie usługi cateringowej na warunkach określonych w Konfiguratorze.
6. Umowa — umowa o świadczenie usługi cateringowej zawarta pomiędzy Klientem a Organizatorem z chwilą potwierdzenia rezerwacji i zaksięgowania płatności (zaliczki lub pełnej kwoty).
7. Wydarzenie — przyjęcie, event lub okoliczność, w trakcie której realizowana jest usługa cateringowa (np. wesele, chrzciny, komunia, urodziny, stypa, konferencja, szkolenie).
8. Slot — przedział czasowy (data + godzina) udostępniony przez Organizatora w kalendarzu dostępności, w którym może zostać zrealizowana usługa.
9. Usługi dodatkowe — dodatkowe elementy zamówienia wykraczające poza menu i obsługę standardową, m.in. transport (dojazd), obsługa DJ-a, wynajem namiotu, mebli, obrusów, krzeseł, ogrzewaczy gazowych, ochrona, zastawa stołowa.
10. Paynow — system płatności online obsługiwany przez mElements S.A. (ul. Prosta 70, 00-838 Warszawa; KRS 0000388257; NIP 525-24-50-130), za pośrednictwem którego realizowane są płatności w Serwisie.
11. Regulamin — niniejszy dokument.

§ 3. Zakres świadczonych usług

1. Organizator oferuje kompleksową obsługę cateringową trzech kategorii wydarzeń:
   • Wesela — menu serwowane, półmiskowe lub bufetowe, wraz z pełną obsługą kelnerską, bufetem słodkim, menu dziecięcym i oprawą barową.
   • Imprezy okolicznościowe — chrzciny, komunie, urodziny, rocznice, stypy, a także pozostałe uroczystości rodzinne. Dostępne formy menu: półmiskowe, serwowane, bufet zimny, bufet ciepły, grill, menu pakietowe.
   • Eventy firmowe — konferencje, szkolenia, gale, premiery, integracje, śniadania biznesowe oraz przerwy kawowe. Ceny netto, faktura VAT na żądanie.
2. W ramach zamówienia Klient może skonfigurować także usługi dodatkowe, obejmujące w szczególności:
   • dojazd poza granice Sopotu (w przedziałach do 20 km / do 50 km / 50–100 km),
   • wynajem namiotów eventowych (od 3 × 3 m do 300 m²),
   • obsługę DJ-a (w tym wariant z nagłośnieniem i oświetleniem),
   • wynajem mebli (stoły składane, koktajlowe, ławki, krzesła), obrusów, skirtingów i pokrowców,
   • ogrzewacze gazowe,
   • ochronę obiektu (wycena za każdą osobę obsługi),
   • zestawy zastawy stołowej (sztućce, kieliszki, talerze).
3. Szczegółowe opisy dań, propozycji menu oraz cen aktualizowane są w Konfiguratorze w Serwisie.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do czasowego ograniczenia lub zawieszenia dostępności wybranych form menu, usług dodatkowych lub terminów ze względów operacyjnych, sezonowych albo logistycznych.

§ 4. Składanie zamówienia

1. Złożenie Zamówienia odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną poprzez Konfigurator dostępny w Serwisie.
2. Proces składania Zamówienia obejmuje:
   1. wybór typu wydarzenia (wesele / impreza okolicznościowa / event firmowy),
   2. wypełnienie formularza danych Klienta (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, data wydarzenia, liczba gości, rodzaj wydarzenia, ewentualne alergie, dane do faktury VAT — w przypadku eventów firmowych),
   3. wybór konkretnego slotu czasowego w kalendarzu dostępności,
   4. konfigurację menu, dodatków oraz usług dodatkowych,
   5. wyrażenie wymaganych zgód (RODO, akceptacja Regulaminu),
   6. wybór formy płatności (zaliczka 10% lub pełna kwota),
   7. potwierdzenie Zamówienia i przekierowanie do systemu płatności Paynow.
3. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość i kompletność danych podanych w formularzu. Dane te stanowią podstawę realizacji Umowy oraz wystawienia dokumentów księgowych.
4. Zawarcie Umowy następuje z chwilą:
   1. zaksięgowania zaliczki lub pełnej kwoty za Zamówienie na koncie Organizatora (w przypadku standardowej ścieżki rezerwacji), albo
   2. dodatkowego potwierdzenia dostępności przez Organizatora — w przypadku wybranych form menu wymagających akceptacji (m.in. lunch serwowany w ramach eventu firmowego). Do czasu potwierdzenia Zamówienie pozostaje w statusie wstępnym, a Klient otrzymuje informację zwrotną w ciągu 24 godzin.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji Zamówienia w szczególności w przypadku: braku dostępności w wybranym terminie, podania nieprawidłowych lub niepełnych danych, podejrzenia nadużycia, wystąpienia siły wyższej.

§ 5. Minimum zamówienia i liczba gości

1. Dla wesel obowiązuje minimum zamówienia w wysokości 10 000 zł brutto. Poniżej tej kwoty system nie pozwoli sfinalizować rezerwacji online.
2. Dla imprez okolicznościowych obowiązuje minimum zamówienia w wysokości 10 000 zł brutto. Dla małych uroczystości prosimy o kontakt bezpośredni.
3. Dla eventów firmowych nie obowiązuje minimum kwotowe.
4. Podana w Zamówieniu liczba gości stanowi podstawę kalkulacji ceny. W przypadku wesel i imprez okolicznościowych przyjmuje się następujący podział:
   • Dorośli — pełna stawka menu i bar,
   • Dzieci 0–3 lata — obsługa bezpłatna (opcjonalnie menu dziecięce 140 zł/os.),
   • Dzieci 3–10 lat — menu dziecięce 140 zł/os. lub menu dla dorosłych w cenie 50% stawki (dotyczy wyłącznie wesel).
5. Ostateczna liczba gości musi zostać potwierdzona nie później niż 7 dni przed terminem wydarzenia. Zmniejszenie liczby gości po tym terminie nie obniża ceny usługi.

§ 6. Ceny, VAT, serwis, faktury

1. Wszystkie ceny w Konfiguratorze przedstawiane są w walucie polskiej (PLN). Dla wesel i imprez okolicznościowych ceny podawane są jako brutto; dla eventów firmowych — jako netto (VAT doliczany oddzielnie).
2. Do ceny usługi doliczany jest serwis kelnerski w wysokości 10% od wartości cateringu, z wyłączeniem:
   • w przypadku eventów firmowych — Open Baru oraz usług dodatkowych (transport, DJ, meble, namiot, ochrona),
   • w przypadku wesel i imprez okolicznościowych — zgodnie ze specyfikacją danej formy menu (serwis naliczany m.in. przy bufecie zimnym, ciepłym, grillu, menu pakietowym 170 zł).
3. Podatek VAT naliczany jest zgodnie z obowiązującymi przepisami:
   • 8% — usługi gastronomiczne (menu, sałatki, zupy, ciasta, mięsa pieczone, deski tapas, serwis kelnerski),
   • 23% — napoje alkoholowe (Pakiet napojów, Open Bar, alkohol na butelki), a także usługi dodatkowe (transport, DJ, namiot, meble, ochrona, zastawa, ogrzewacze).
4. Klient będący Przedsiębiorcą może zaznaczyć w formularzu opcję wystawienia faktury VAT — w takim przypadku obowiązkowe jest podanie pełnej nazwy firmy, numeru NIP (weryfikowanego algorytmem sumy kontrolnej) oraz adresu siedziby. W pozostałych przypadkach wystawiany jest paragon fiskalny.
5. Faktura VAT przesyłana jest na wskazany w Zamówieniu adres e-mail po zaksięgowaniu płatności.

§ 7. Formy i warunki płatności

1. Klient może wybrać jedną z dwóch form płatności:
   • Zaliczka 10% — płatność 10% wartości Zamówienia w momencie rezerwacji; pozostałe 90% płatne najpóźniej na 7 dni przed terminem wydarzenia,
   • Pełna kwota — jednorazowa płatność 100% wartości Zamówienia w momencie rezerwacji.
2. Płatności obsługiwane są wyłącznie przez system Paynow (mElements S.A.). Dostępne metody płatności: przelew bankowy online. Ze względu na wysokie wartości zamówień cateringowych, płatności BLIK oraz kartą mogą nie być dostępne (limity kwotowe operatora).
3. Klient otrzymuje potwierdzenie dokonania płatności na podany adres e-mail niezwłocznie po zaksięgowaniu wpłaty.
4. Brak uregulowania pozostałej kwoty (90%) w terminie określonym w ust. 1 skutkuje prawem Organizatora do odstąpienia od Umowy i zatrzymania zaliczki tytułem kary umownej (z zastrzeżeniem § 9 ust. 4).
5. W razie przekroczenia limitu kwotowego systemu płatności lub problemów technicznych, Organizator kontaktuje się z Klientem w celu ustalenia alternatywnej formy zapłaty (przelew tradycyjny na rachunek bankowy).

§ 8. Kalendarz dostępności i termin realizacji

1. Dostępność terminów prezentowana jest w kalendarzu Konfiguratora w czasie rzeczywistym. Kalendarz wyświetla wyłącznie daty, dla których Organizator udostępnił wolne sloty czasowe.
2. Minimalny czas wyprzedzenia rezerwacji (tzw. lead time) wynosi:
   • 14 dni dla wesel i imprez okolicznościowych,
   • 7 dni dla eventów firmowych.
3. Po opłaceniu Zamówienia wybrany slot zostaje automatycznie zablokowany dla innych Klientów.
4. W przypadku zamówień wymagających manualnego zatwierdzenia (np. lunch serwowany), slot rezerwowany jest wstępnie, a pełna rezerwacja następuje po potwierdzeniu dostępności przez Organizatora (zwykle w ciągu 24 godzin).
5. W przypadku siły wyższej lub nieprzewidzianych okoliczności uniemożliwiających realizację w wybranym terminie, Organizator niezwłocznie kontaktuje się z Klientem i proponuje rozwiązanie: zmianę terminu lub zwrot 100% wpłaconej kwoty.

§ 9. Zmiany i anulacja Zamówienia

1. Klient może dokonywać zmian w Zamówieniu (np. liczba gości, menu dodatkowe, usługi dodatkowe) do 7 dni przed terminem wydarzenia, po uprzednim kontakcie z Organizatorem pod adresem kontakt@m15.sopot.pl lub telefonicznie.
2. Zmiany skutkujące wzrostem wartości Zamówienia wymagają dopłaty do dnia wydarzenia.
3. Zmniejszenie wartości Zamówienia po terminie, o którym mowa w ust. 1, nie wpływa na wysokość należności.
4. Anulacja Zamówienia przez Klienta podlega następującym warunkom:
   • anulacja powyżej 30 dni przed terminem — zwrot 100% wpłaconej kwoty (zaliczki lub pełnej),
   • anulacja 30–14 dni przed terminem — zwrot 50% wpłaconej kwoty,
   • anulacja poniżej 14 dni przed terminem — Organizator zatrzymuje pełną kwotę zaliczki lub odpowiednią równowartość kosztów poniesionych tytułem przygotowania wydarzenia.
5. Zwrot następuje tą samą drogą, którą dokonano płatności, w terminie 14 dni od przyjęcia oświadczenia o anulacji.

§ 10. Realizacja usługi

1. Organizator zobowiązuje się do świadczenia usługi cateringowej z najwyższą starannością, zgodnie ze standardami branży gastronomicznej oraz wymogami sanitarno-epidemiologicznymi.
2. Miejsce realizacji wydarzenia: lokalizacja wskazana przez Klienta w formularzu zamówienia; w przypadku dojazdu poza Sopot obowiązuje opłata transportowa wg cennika (§ 3 ust. 2).
3. Klient zobowiązany jest zapewnić:
   • dostęp do miejsca realizacji wydarzenia na co najmniej 2 godziny przed rozpoczęciem,
   • odpowiednie warunki techniczne (dostęp do prądu 230 V, wody bieżącej, zaplecza technicznego),
   • w razie potrzeby — pozwolenia organów administracyjnych na organizację wydarzenia (np. zgromadzenia, użytkowanie przestrzeni publicznej).
4. W przypadku niezapewnienia warunków, o których mowa w ust. 3, Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub niepełną realizację usługi.
5. Obsługa wydarzenia rozpoczyna się w wyznaczonym slocie czasowym. Godzina zakończenia uzależniona jest od rodzaju wydarzenia i pakietu (np. obsługa barowa 4/6/8 godzin dla Open Baru).

§ 11. Alergie, diety i informacje specjalne

1. W formularzu zamówienia Klient może wskazać występujące wśród gości alergie, nietolerancje pokarmowe lub preferencje dietetyczne (bezglutenowe, bez laktozy, bez orzechów, bez owoców morza, bez jaj, wegańskie, inne).
2. W przypadku wesel i imprez okolicznościowych alergie podawane są osobno dla dorosłych i dzieci.
3. Osoby z alergiami są wyłączane z wyboru menu standardowego — ich posiłki ustalane są indywidualnie z Organizatorem, w miarę możliwości bez dodatkowej opłaty.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za reakcje alergiczne wynikające z niezgłoszonych alergii lub nieścisłych informacji przekazanych w formularzu.
5. Restauracja M15 przetwarza produkty zawierające gluten, laktozę, orzechy, jaja, ryby, owoce morza i inne alergeny. Śladowe ilości tych substancji mogą pojawić się w każdym z dań, mimo stosowania procedur oddzielających.

§ 12. Odpowiedzialność Organizatora

1. Organizator ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego.
2. Odpowiedzialność Organizatora ograniczona jest do wartości Zamówienia, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (w szczególności ochrony konsumentów).
3. Organizator nie odpowiada za:
   • szkody powstałe z winy gości wydarzenia (np. uszkodzenie wynajmowanych mebli, zastawy),
   • opóźnienia wynikające z przyczyn niezależnych od Organizatora (siła wyższa, decyzje administracji, warunki pogodowe uniemożliwiające wydarzenie plenerowe),
   • niepełną realizację usługi wynikającą z niewywiązania się Klienta z obowiązków określonych w § 10 ust. 3.
4. W przypadku wynajmu mebli, zastawy lub sprzętu, Klient odpowiada za wszelkie uszkodzenia ponad normalne zużycie. Koszty napraw lub odtworzenia mienia obciążają Klienta na podstawie odrębnego rozliczenia.

§ 13. Reklamacje

1. Klient ma prawo złożyć reklamację dotyczącą jakości świadczonej usługi w terminie 14 dni od dnia realizacji wydarzenia.
2. Reklamacje należy kierować:
   • elektronicznie: kontakt@m15.sopot.pl,
   • pisemnie na adres siedziby: ESENTRA sp. z o.o., ul. Aleja Niepodległości 799A, 81-861 Sopot.
3. Reklamacja powinna zawierać: numer rezerwacji, datę i miejsce wydarzenia, szczegółowy opis zastrzeżeń oraz — w miarę możliwości — dokumentację (zdjęcia, oświadczenia świadków).
4. Organizator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania i informuje Klienta o wyniku drogą elektroniczną.
5. W przypadku uznania reklamacji, Organizator zobowiązuje się do: obniżenia wartości usługi, wykonania świadczenia zastępczego lub częściowego zwrotu środków — w zakresie proporcjonalnym do stwierdzonego niedomagania.

§ 14. Prawo odstąpienia od umowy — Konsumenci

1. Stosownie do art. 38 pkt 1 i pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość nie przysługuje Konsumentowi w odniesieniu do umów:
   • o świadczenie usług związanych z wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi lub kulturalnymi, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi,
   • o świadczenie usług gastronomicznych (catering) w przypadku, gdy strony oznaczyły dzień lub okres świadczenia.
2. Klient będący Konsumentem przyjmuje do wiadomości, że rezerwacja cateringu ze wskazaniem konkretnej daty oraz slotu czasowego wyłącza prawo odstąpienia w terminie 14 dni.
3. Klient zachowuje pełne prawo do anulacji Zamówienia na warunkach określonych w § 9 Regulaminu.

§ 15. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych Klientów jest ESENTRA sp. z o.o. z siedzibą w Sopocie (dane w § 1 ust. 2 Regulaminu).
2. Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wykonania obowiązków prawnych ciążących na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO — m.in. przepisy podatkowe, rachunkowe) oraz realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — obsługa reklamacji, dochodzenie roszczeń).
3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, prawa osób, których dane dotyczą, okres przechowywania danych oraz informacje o plikach cookies znajdują się w Polityce Prywatności Serwisu.
4. W toku składania Zamówienia Klient wyraża odrębną zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Akceptacja Regulaminu oraz wyrażenie zgód RODO są warunkiem złożenia Zamówienia.
5. Administrator rejestruje datę, godzinę, adres IP oraz identyfikator przeglądarki w momencie wyrażenia zgód — jako dowód audytowy w rozumieniu art. 7 RODO.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności: Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (m.in. zmiany przepisów prawa, zmiany oferty, modyfikacji systemu płatności). Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania w Serwisie, z zastrzeżeniem, że Zamówienia złożone przed dniem publikacji realizowane są na dotychczasowych warunkach.
3. Wszelkie spory wynikające z Umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie. W razie braku porozumienia, spór rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Organizatora, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej (w szczególności w odniesieniu do Konsumentów).
4. Konsument ma prawo skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym z platformy ODR Komisji Europejskiej: ec.europa.eu/consumers/odr.
5. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji.